Sollten KMU ihre IT-Systemadministration outsourcen?
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Ein Outsourcing der Systemadministration an ein Systemhaus kann auch für kleinere Unternehmen viele Vorteile bringen

KMU, Praxen und Kanzleien betrauen vielfach einen Mitarbeiter aus dem eigenen Team, der in Sachen Computer bewandert ist, nebenbei mit der Betreuung ihrer geschäftlichen IT-Infrastruktur. Doch damit gehen sie unter Umständen hohe Risiken ein, warnt der Informatiker Pascal Reinheimer, Chef des EDV-Servicedienstleisters reinheimer systemloesungen in Darmstadt. Ein Outsourcing von IT-Services und der Systemadministration an ein Systemhaus kann seinen Angaben nach auch für kleinere Unternehmen viele Vorteile bringen. Es gibt viele Argumente dafür, sich einer Fachfirma wie dem im Großraum Frankfurt aktiven Computer-Unternehmen reinheimer systemloesungen anzuvertrauen.

1. Ausgebildete Systemadministratoren mit dem aktuellsten IT-Know-how

„Nur, wenn Sie ihre IT-Infrastruktur und Software ständig auf dem aktuellen Stand halten, sind Sie optimal gegen Ausfälle geschützt“, erklärt der Darmstädter Systemadministrator Pascal Reinheimer. Doch ist Ihr nebenamtlicher EDV-Beauftragter ständig auf dem Laufenden, was Datensicherung und Hardware-Redundanz angeht? Und sind Sie sicher, dass die Firewall und Antivirensoftware immer aufs Neue rechtzeitig upgedatet wird, um der wachsenden Gefahr durch Viren, Trojaner und erpresserischer Hacker zu begegnen?

IT-Spezialist Reinheimer: „In unserem seit 20 Jahren rund um Darmstadt und Frankfurt aktiven Systemhaus halten wir uns über alle für unsere Kunden relevanten technischen Neuerungen rund um geschäftskritische EDV-Infrastrukturen auf dem Laufenden. Durch enge Partnerschaften mit Unternehmen wie Microsoft und Hewlett Packard Enterprise werden wir ständig über Neuerungen und auch neue Bedrohungen für Systemlandschaften informiert und bilden uns auch aktiv weiter. Ein weiteres: reinheimer systemloesungen ist Mitglied in verschiedenen Fachverbänden – zum Beispiel der Ingenieurkammer Hessen. Auch hier gibt es viel fachlichen Informationsaustausch.“ System-Admin Pascal Reinheimer über einen weiterne Vorteil des Outsourcings der IT-Betreuung: „Wir beschäftigen bei reinheimer systemloesungen ausschließlich umfassend ausgebildete Mitarbeiter. Ich selbst habe Informatik studiert.“

2. KVP durch fachlichen Blick von außen auf Ihre EDV-Infrastruktur

„Ein angestellter – möglicherweise nebenamtlich aktiver – Betreuer ihrer EDV-Infrastruktur tut sich möglicherweise schwer, Ihnen als weisungsbefugtem Vorgesetztem Fehler im eigenen IT-System einzugestehen und gegebenenfalls notwendige Investitionen in Hard- und Software zu empfehlen, weil er um seine Stellung fürchtet“, sagt der erfahrene Computer-Fachmann Pascal Reinheimer. Dabei ist ein rückhaltloser Umgang mit technischen Problemen beziehungsweise Fehlern in der Administration Grundvoraussetzung für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Das gilt auch für die Systemlandschaft im Betrieb, der Kanzlei oder Praxis, so der Darmstädter IT-Experte weiter.

Die EDV-Fachleute des rund um Darmstadt und Frankfurt aktiven Systemhauses reinheimer systemloesungen sorgen für eine gesunde Fehlerkultur im Unternehmen. Probleme werden benannt, unbedingt Notwendiges wird aktiv angesprochen und von Nice-to-haves im EDV-Sektor getrennt. Lesen Sie die Referenzen und Einschätzungen unserer langjährigen Kunden.

3. Herrschaftswissen vermeiden und unverzichtbare IT-Ressourcen über einen externen EDV-Dienstleister nachhaltig für das Unternehmen verfügbar halten

Jeder Dritte sucht aktuell nach einer neuen Herausforderung im Job, jeder zweite Arbeitnehmer ist zwar zufrieden, wäre aber offen für ein attraktives Angebot. Und jeder fünfte hat bereit die Stelle gewechselt. Das sind Ergebnisse einer Befragung des sozialen Netzwerks XING.

„Was, wenn Ihr Team-interner IT-Systembetreuer unter den Wechselwilligen ist?“ fragt der Darmstädter IT-Experte Pascal Reinheimer. Im Fall eines Wechsels können wichtige System-Passwörter und interne Kenntnisse das Unternehmen unwiederbringlich verlassen. Die gute Lage am Arbeitsmarkt, insbesondere in Boom-Regionen wie dem Raum Rhein-Main, Operationsgebiet von reinheimer systemloesungen, lässt das Risiko steigen, dass Mitarbeiter von Unternehmen auf die Suche nach neuen Chancen machen.

EDV-Fachmann Pascal Reinheimer: „Mit solchen personalen Risiken können Unternehmensentscheider gelassen umgehen, wenn sie ihre unverzichtbares IT-Systemlandschaft in die Obhut eines langjährig eingeführten Systemhauses wie reinheimer systemloesungen in Darmstadt legen. Passwörter und andere EDV-Interna sind hier mandantensicher dokumentiert.“

Eine Systemadministration durch das in der Region Frankfurt aktive EDV-Unternehmen reinheimer systemloesungen kann auch arbeitsteilig erfolgen. Informatiker Pascal Reinheimer: „Der zuständige Mitarbeiter im Unternehmen erhält für seine Aufgaben erforderliche eingeschränkte Nutzungsrechte. Wenn er wechselt, verlässt damit nicht ein sicherheitsrelevanter Direktzugriff auf alle geschäftskritischen IT-Anwendungen das Unternehmen. Und der Account des Ex-Mitarbeiters kann umgehend geschlossen werden, ohne dass gleich die gesamte System-Landschaft zurückgesetzt werden muss. Sie als Unternehmensentscheider bleiben in jedem Fall Herren der Lage, was Ihre Hard- und Software angeht.“

Übrigens: Erst kürzlich wurde beim Elektroauto-Hersteller ein übler Fall von virtueller Mitarbeiter-Sabotage bekannt. Ein Angestellter, der bei einer Beförderung übergangen worden war, hatte schädliche Änderungen am Produktionssystem vorgenommen und sensible Daten weitergegeben.

4. Risiken fürs eigene IT-System durch Fehltage von Mitarbeitern minimieren

Im Schnitt sind gesetzlich Versicherte im Jahr 17,2 Fehltage krank, so eine Statistik der Bundesregierung. Als Unternehmer, Praxisnetzwerk, Kanzlei oder sonstiges KMU können Sie also im Mittel damit rechnen, dass der für Ihre IT-Infrastruktur Verantwortliche gute drei Arbeitswochen im Jahr krankheitsbedingt fehlt – nicht gerechnet Urlaube und Feiertage. Auf diese Weise kommen hier rund zwei Monate zusammen, in denen Ihre Netzwerke und Server ohne Betreuung dastehen, wenn Sie sich allein auf einen System-Admin aus dem eigenen Team verlassen.

Dazu Pascal Reinheimer, Chef des EDV-Servicedienstleisters reinheimer systemloesungen in Darmstadt: „Redundanz – also das Existieren paralleler Strukturen, die  im Fall eines Ausfalls sofort die jeweiligen Aufgaben übernehmen können – ist nicht nur bei der Hardware wichtig, sondern auch beim Personal, das sich um die Administration vitaler EDV-Funktionen sowie geschäftskritischer Daten und Prozesse geht. In unserem Unternehmen arbeitet ein Team hochqualifizierter IT-Experten. Unser Wissensmanagement ist durch sauber dokumentierte Prozesse so ausgelegt, dass jederzeit jemand einspringen kann, wenn ein Kollege einmal ausfallen sollte. Wir haben zudem Bereitschaften, die ansprechbar sind, wenn es Probleme mit der EDV geben sollte.“ Lesen Sie dazu auch den Bericht unserer Klientin Sabine Ballenberger.

5. DSGVO und Datenschutz an einen erfahrenen IT-Dienstleister delegieren

Abschließend noch da leidige Thema DSGVO. Der hessische EDV-Unternehmer Pascal Reinheimer: „Unternehmenseigentümer und Entscheider stehen dafür gerade, dass mit Daten in ihrem Betrieb DSGVO-konform umgegangen wird. Wissen Sie, ob Ihr für die sensible betriebliche Datenverarbeitung zuständiger Mitarbeiter das komplexe Regelwerk versteht und korrekt umsetzt?“ Auch das kann das Darmstädter Systemhaus reinheimer systemloesungen sicherstellen.

Hier lese Sie mehr über die Themen „DSGVO“ und „Datenschutz“.

Reinheimer-Fazit: Alles in allem spricht bei Unternehmen bis zu 100 Mitarbeitern, die sich keine mehrköpfige Abteilung mit IT-Spezialisten leisten können, vieles dafür, die Administration des eigenen IT-Netzwerks einem erfahren externen Dienstleister für der rund um Frankfurt und Darmstadt aktiven Computer-Firma reinheimer systemloesungen anzuvertrauen.