Software für Vereine – die Qual der Wahl

Der Markt für Vereins-Software ist sehr vielfältig. Unterschiedlichste Anbieter bewerben sich um die Gunst der Vorstände und Vorsitzenden. Doch zum einen ist kein Verein wie der andere, zum anderen unterscheiden sich die Softwarelösungen in ihrem Funktionsumfang – und auch bei den Kosten!

reinheimer systemloesungen in Darmstadt – langjährige Experten für Vereins-EDV

Langjährig betreuen unsere im Raum Darmstadt-Frankfurt-Wiesbaden aktiven Systemadministratoren die Systemlandschaften und EDV-Systeme von Vereinen, Stiftungen und NGOs. Gemeinsam mit den Vereinsvorständen finden wir nach einer gründlichen Bedarfsanalyse, geeignete Software-Lösungen für die Vereinsverwaltung. Die Anforderungen von Vereinen oder auch Verbänden unterscheiden sich erheblich, nicht nur weil sie sehr unterschiedliche Zwecke verfolgen – zum Beispiel karitative, musikalische oder sportliche. Ein weiteres: Der Markt ist sehr vielfältig – der Fachdienst Heise kennt mehr als 30 Anwendungen. Auch der Funktionsumfang der Vereins-Programme unterscheidet sich erheblich. Und natürlich die Kosten, wie beispielsweise hier zu sehen ist.

Zunächst sollte der Bedarf an Features im Verein ermittelt und mit dem abgeglichen werden, was das jeweilige Vereinsprogramm kann. Den Mitgliederbestand mit Namen, Datum des Eintritts, Kontaktdaten und Bankverbindung beherrschen alle uns bekannten Vereinsprogramme.

Was muss eine Software für Ihren Verein, Club, Verband oder Ihre NGO können?

Hier mögliche Anwendungsfälle:

Verwaltung beliebig vieler Mitglieder, Berücksichtigung von Vereinshierarchien, Zugehörigkeit zu Vereinssparten, App Integration, Vereinsbuchhaltung, Erstellung von SEPA-XML Dateien, Verwaltung von Anlagen oder Inventar, Erstellung von Mahnungen oder Spendenquittungen, Umsatzsteuervoranmeldungen via Elster, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR)? Brauchen Sie eine DATEV-Schnittstelle?

Wichtig ist auch die Frage, ob für Ihre Vereinsbuchhaltung eine Einnahmenüberschussrechnung ausreicht oder eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden muss. Das hängt vom Umsatz und Gewinn ab. Danach richtet sich die Wahl einer geeigneten Vereins-Software ebenfalls. Denn nicht alle Programme können Bilanz.

Themen sind je nach Vereinszweck auch Newsletter, die digitale Kommunikation (Chats, Homepage) zum Beispiel über Vereinstermine, automatisierte Eventeinladungen und Ticketverkauf. Wichtig in vielen Vereinen und Clubs ist auch die interne und externe Kommunikation. clubee beispielsweise erlaubt die Veröffentlichung von Nachrichtenartikeln, Fotogalerien und Videos. Auch benutzerdefinierte Grafiken für soziale Medien für soziale Medien können damit erstellt werden. Geboten werden hier unterschiedliche Pakete: von „Amateur“ bis „Pro“.

Bei Tennisclubs spielen Platzbelegungen eine wichtige Rolle. Es gibt Vereinsprogramme, die das können. So empfiehlt beispielsweise der Deutsche Tennisbund seinen angeschlossenen Tennisclubs die Vereinssoftware ClubDesk.

Ist die Anwendung DSGVO-konform? Schließlich geht es hier um vertrauliche Mitgliederdaten! Gerade bei Web- und Cloud-basierten Diensten sollte man genau hinschauen! Bietet die Vereinssoftware eine Schnittstelle zu Microsoft Office? Ist sie webbasiert, um zum Beispiel Mitglieder einzubinden, oder ist die Vereins-App nur lokal verwendbar? Solche Fragen spielen bei der Auswahl eines für Ihre Bedürfnisse geeigneten Vereinsprogramms eine wichtige Rolle.

Einen ersten Einblick über die Vielfalt, Funktionen und Kosten Software-Anwendungen zur Vereinsverwaltung verschafft folgende Übersicht.

Sehr umfangreiche Funktionalität inklusive DATEV und Einnahmenüberschussrechnung bietet der SEWOBE VereinsMANAGER. Reinheimer-Tipp: Nutzen Sie den kostenlosen Testzugang und schauen Sie, ob Sie sich als User wohlfühlen. Sich selbst bewirkt der VereinsManager als effiziente Lösung für NGOs in der Cloud. Datenschutz? Eigener Angabe nach „Trusted-Cloud zertifiziert“, was hohen Sicherheitsstandards entspreche.

reinheimer systemloesungen in Darmstadt – Experten für Vereins-Software

Seit zwei Jahrzehnten unterstützen die erfahrenen Systemadministratoren mehr als 120 Kundinnen und Kunden aus Vereinen und NGOs sowie Unternehmen und Arztpraxen langjährig bei allen EDV-Fragen rund um die Cloud (beispielsweise Microsoft Azure), Windows 365 und cloudbasierte Microsoft Office-Anwendungen, aber auch der Arbeit mit lokalen Exchange-Servern. Wir kümmern uns um Datenschutz, sichere Datenkommunikation, zuverlässige Datensicherheit inklusive notwendiger Backups und auch für Vereine wichtige Aspekte der DSGVO. Auch gesetzliche Speicherfristen für amtliche Unterlagen (zum Beispiel Steuer) sind hier zu erwähnen!

Unsere EDV-Experten bieten professionelle Netzwerkbetreuung und sind versiert im sicheren und effektiven Umgang mit der Cloud auch unter Aspekten der DSGVO. Wir führen Penetrationstests durch, um Sicherheitslücken in EDV-Systemen aufzuspüren und spielen aktuell notwendige Security-Updates auf. Unsere professionellen Systemadministratoren sorgen für ein zuverlässiges Systemmonitoring und bieten als Helpdesk für den Notfall innerhalb abgesprochener Servicezeiten kurze Reaktionszeiten.

Wir bieten Hersteller-unabhängige Beratung für anwendungsgerechte und passgenaue, vernünftige Hardware und schaffen Überblick im Angebots-Dschungel digitaler Vereinsanwendungen. Präsent sind wir in den Regionen Bensheim, Bergstraße, Darmstadt, Frankfurt, Hanau, Heppenheim, Höchst, Mainz, Riedstadt und Wiesbaden.Unser Aktionsradius umfasst auch den Landkreis Bergstraße mit Orten wie Heppenheim, Lorsch und Viernheim.

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