Regelung zur Nutzung der EDV und IT
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Klare Regelung der Nutzung und Verantwortlichkeiten

Ohne eine klare Regelung über die Nutzung der EDV und IT kann sich das Risiko eines sicherheitskritischen
Vorfalls, beispielsweise der Befall durch einen Trojaner, Virus oder auch die Löschung von Daten, drastisch erhöhen.

Einsatzgebiete und IT-Grundschutz

In der Vergangenheit hat es sich bewährt, mit externen sowie internen Mitarbeitern eine klare Regelung darüber zu vereinbaren, wie die Nutzung der firmeneigenen EDV und IT Infrastruktur zu erfolgen hat. Dabei geht es neben der Datensicherheit auch darum, die Arbeitsplatzqualität zu erhöhen und den Zeitaufwand für wiederkehrende Aufgaben möglichst kurz zu halten. In vielen Fällen ist die Nutzung der EDV und IT bisher nicht geregelt. Durch diese Unklarheiten kann es zu Situationen kommen, die nicht nur die Datensicherheit beeinträchtigt, sondern unter Umständen auch das Arbeitsverhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Somit kann eine solche Vereinbarung im Interesse beider Parteien sein.

Häufig gibt es keine Regelungen und auch keine klaren Vereinbarungen:

„Eine unangenehme Folge davon kann sein, dass die unterschiedlichsten Werkzeuge zum Erledigen der Arbeit eingesetzt werden. Manch ein Anwender mag sich damit sehr gut auskennen, andere wiederum sind vielleicht überfordert und verzweifeln schlussendlich. Das größte Problem ist jedoch, dass die Gefahr eines Datenverlustes oder das Risiko durch einen Sicherheitsvorfall stark zunehmen“, sagt Geschäftsführer Pascal Reinheimer.

Da die Mitarbeiter von reinheimer systemloesungen keine Rechtsberatung durchführen dürfen, empfiehlt es sich in solchen Fällen und insbesondere beim Thema des IT-Grundschutz einen Juristen beratend hinzuzuziehen. Sollten Sie für Ihr Unternehmen keine Unterstützung in diesem Bereich haben, so können wir gerne eine Empfehlung aussprechen.

Unklare Zuständigkeiten und ein fehlender IT-Beauftrager sind nicht selten

In vielen Firmen gibt es keine Definition darüber, wer für welchen Bereich im EDV und IT Netzwerk zuständig ist. Nicht selten gibt es einen Mitarbeiter, der neben seiner eigentlichen Arbeit auch den Bereich der EDV mit betreut. In vielen Fällen fehlt dem Mitarbeiter das nötige und insbesondere auch aktuelle Fachwissen. Dies ist eine für das Unternehmen risikoreiche und für den Mitarbeiter frustrierende Situation. Zu den Aufgaben eines IT-Beauftragten gehören nämlich neben einer Dokumentation auch der Aufbau und die Verwaltung der kompletten Infrastruktur von den Arbeitsplätzen, über die Firewall bis hin zu den Serversystemen. Hinzu kommen die notwendigen Kontrollen der Zugangsschutzmechanismen und das Beheben von Störungen. Häufig fehlt Mitarbeitern, die diese Aufgaben neben ihrem eigentlichen Job erledigen sollen, die Zeit dafür. Dabei sind auch Dinge wie die Planung des langfristigen Hard- und Softwarebedarfs, die Beratung und Unterstützung der Benutzer, das Anlegen und Vergeben von Benutzern sowie deren Berechtigungen und die Durchführung einer regelmässigen Datensicherung mindestens genauso wichtig wie die zuerst genannten Punkte.

Die Beauftragung eines IT Systemhauses kann helfen

Viele Dinge können extern durch einen professionellen Partner im Bereich der EDV und IT abgebildet werden. In manchen Fällen ist auch eine Kombination eines internen Mitarbeiters, der sich um die kleineren Anliegen seiner Kollegen kümmert, und einem externen Systemhaus praktikabel. Darauf haben sich die Mitarbeiter von reinheimer systemloesungen spezialisiert und wir finden gerne gemeinsam mit Ihnen eine passende Lösung.