Produktiv im Home-Office – Empfehlungen eines Organisations-Psychologen
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Produktiv im Home-Office – Empfehlungen eines Organisations-Psychologen

Zahlreiche Menschen arbeiten Corona-Krisen-bedingt im Home-Office. Der Organisations-Psychologe und Betriebswirt Günther Werr berät mit seiner Organisations-Beratung Werr seit mehr als 30 Jahren Unternehmen, Sparkassen und Krankenhäuser in der Region Bensheim. Er ist mit seiner IT-Infrastruktur Kunde von reinheimer systemloesungen in Darmstadt. Im Gespräch mit dem Informatiker Pascal Reinheimer erklärt er, wie das Arbeiten zuhause produktiv gestaltet werden kann.

Pascal Reinheimer: Herr Werr, wie können Geschäftsführer und Vorgesetzte dafür sorgen, dass Mitarbeiter auf Distanz dennoch produktiv und als Teil des Unternehmens-Teams arbeiten?

Günther Werr: Aus psychologischer Sicht geht es darum, Regeln und Strukturen vorzugeben, die das soziale Miteinander im Team sicherzustellen, für die Erledigung der gestellten Aufgaben, die Organisation des Arbeitstages, das soziale Miteinander und die Erreichbarkeit während der Arbeitszeit sorgen. Die Geschäftsführung sollte einen verbindlichen Rahmen für das Arbeiten im Home-Office setzen. Wichtig sind Kernarbeitszeiten, in denen jeder Beschäftigte im Home-Office verbindlich per Telefon erreichbar ist und auch digital arbeiten kann – zum Beispiel in Kernarbeitszeiten von 7:30 bis 12:00 Uhr und von 13:00 bis 16:45 Uhr. Gleichzeitig sollten Kunden, Lieferanten und Kollegen über die neue Arbeitssituationen und eventuell geänderte Erreichbarkeiten informiert werden. Zwei Mal am Tag sollten Mitarbeiter idealer Weise per Videokonferenz mit Vorgesetzten und Kollegen, mit denen sie eng zusammenarbeiten, konferieren, damit der soziale Zusammenhalt nicht verlorengeht. (Werkzeuge dazu finden Sie hier auf den Seiten des Computer-Dienstleisters reinheimer systemloesungen in der Region Frankfurt/Rhein-Main). Auch im Home-Office gelten weiterhin alle Bearbeitungs- und Ablageregeln, damit Arbeiten nachvollziehbar erledigt werden. Generell sollte Führung beim Home-Office allerdings mehr auf Vertrauen als auf enge Kontrolle zu setzen.

Reinheimer: Warum empfehlen Sie insbesondere Videokonferenzen für das Morgen- und Nachmittag-Meeting – und nicht etwa Chatrooms oder Telefonkonferenzen?

Werr: Für das soziale Gefüge in einer Arbeitsgruppe ist es wichtig, dass sich Teammitglieder im Unternehmen wenigstens einmal am Tag auch visuell begegnen. Ein Videomeeting am Morgen – meine Empfehlung: eine halbe Stunde nach Arbeitsbeginn, damit der Mitarbeiter Zeit hat, sich auf das Videomeeting vorzubereiten – übernimmt bei extern arbeitenden Kollegen die Rolle des Arbeitsauftaktes im Büro. Das hilft Mitarbeitern  im Home-Office, psychisch stabil zu bleiben.

Videomeetings schaffen zudem Transparenz. Vorgesetzte verteilen für alle nachvollziehbar Aufgaben und besprechen den Stand der Erledigung anhand einer Aufgabenliste, die eingeblendet wird. Dies sollte in einer zweiten Videokonferenz am Nachmittag erledigt werden. Das hat übrigens auch eine wichtige soziale Funktion im Team, denn dadurch wissen auch jene, die möglicherweise im Unternehmen verbleiben, dass die Kollegen zuhause auch nicht weniger arbeiten oder weniger gefordert sind als die Kollegen vor Ort.

Für Fragen zwischen den Videokonferenzen kann auf andere Kommunikationskanäle wie Chatrooms zurückgegriffen werden. Videokonferenzen sollten zeitlich terminiert und auf den Morgen und den Nachmittag beschränkt sein, um Störungen des Arbeitsablaufs zu vermeiden.

Reinheimer: Welche Herausforderungen stellt Home-Office für Vorgesetzte?

Anders als bei Präsenzarbeit im Büro haben Sie nicht mehr ständig im Blick, was Mitarbeiter tun. Und viele Mitarbeiter, die erstmalig zu Hause arbeiten, haben es schwer, sich selbst zu organisieren. Vorgesetzte müssen sie so führen und unterstützen, dass sie auch daheim produktiv arbeiten können: Wichtig ist auch ein Ergebnis-orientierter Führungsstil, der gute Leistungen mit Lob belohnt und konstruktives Feedback gibt. Die Videokonferenz ist dabei ein wichtiges Werkzeug. Denn sie vermittelt auch nonverbale Signale. Das ist wichtig für den Aufbau von Vertrauen.

Reinheimer: Herausforderung Selbstorganisation im Home-Office – was können Geschäftsführer und Vorgesetzte über den Aufbau von Vertrauen und konstruktives Feedback hinaus sonst noch tun?

Werr: Für effektives Arbeiten im Home-Office sind feste Strukturen unabdingbar. Über die bereits erwähnten Kernarbeitszeiten hinaus sollten Vorgesetzte gemeinsam mit dem Home-Office-Mitarbeiter einen Wochen-Arbeitszeitplan erstellen, der je nach Aufgabengebiet mehr oder weniger individuelle Lösungen zulässt. Ein beispielhafter Tages- und Aufgabenplan für das Home-Office könnte so aussehen:

  • 7:30 Uhr: Arbeitsbeginn und Planung der Tagesaufgaben
  • 8:00 bis 8:30 Uhr: Teilnahme am täglichen Team-Meeting per Video zur Abstimmung der Tages- und ggf. Wochenplanung; anschließend kurze „Vier-Augen-Abstimmung“ mit dem Vorgesetzten oder zuarbeitenden Kollegen
  • 8:30 bis 10:00 Uhr: Erster Arbeitsblock im Home-Office
  • 10:00 bis 10:15 Uhr: Pause
  • 10:15 bis 12:00 Uhr: Zweiter Arbeitsblock im Home-Office
  • 12:00 bis 12:30 Uhr: Mittagspause
  • 12:30 bis 14:15 Uhr: Dritter Arbeitsblock im Home-Office
  • 14:15 bis 14:45 Uhr: Videokonferenz mit Vorgesetztem und / oder zuarbeitenden Kollegen für Absprachen und Klärung von Fragen
  • 14:45 bis 16:45 Uhr: Vierter Arbeitsblock im Home-Office
  • 16:45 Uhr: Arbeitsende

Dieses Arbeitsende sollte fest vereinbart sein – das heißt: Wie auch im Büro sind Home-Office-Mitarbeiter danach nicht mehr erreichbar. Vielen fällt es schwer, ein Ende zu finden. Das ist mit das Wichtigste für die psychische Stabilität.

Dieser Tagesplan kann in vielen Fällen auf individuelle Anforderungen angepasst werden. Mitarbeiter im Kundendienst müssen in den Kernarbeitszeiten erreichbar sein. Bei anderen Tätigkeiten besteht hingegen mehr Spielraum, um individuelle Wünsche oder auch familiäre Anforderungen zu berücksichtigen.

Die ORGANISATIONS-BERATUNG WERR begleitet bei der Einführung von Home-Office- Arbeit unter anderem durch Team-Coaching, Einzel-Coaching, Coaching der Führungskräfte, Teilnahme an Videokonferenzen, Unterstützung bei der Tages- und Aufgabenplanung, der effektiven Durchführung von Team-Meetings ebenso wie beim Erarbeiten einer unternehmensspezifischen Regelung für das Arbeiten und Führen im Home-Office.

Kontakt:

Dipl.-Psych. Günther Werr, MBA
Ludwig-Erhard-Straße 8, 64653 Lorsch
Tel. (06251) 58362-0
E-Mail: werr@obw.de
Internet: www.obw.de

Sie haben Fragen zur korrekten EDV-technischen Einrichtung von Home-Office-Arbeitsplätzen? Nehmen Sie Kontakt zu den Computer-Experten von reinheimer systemloesungen in Darmstadt auf.

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