Die Abkürzung PDF steht für Portable Document Format. Das Unternehmen Adobe Inc. hat es entwickelt und 1993 veröffentlicht. Die Entwickler wollten einen universellen Dateityp schaffen. Dieser sollte Schriftstücke unabhängig von der ursprünglichen Anwendungssoftware, dem Betriebssystem und der Hardwareplattform so wie vom Ersteller vorgesehen wiedergeben können.
Bei anderen digitalen Schriftstücken kann es zu Konvertierungsproblemen kommen, wenn sie mit einer anderen Software geöffnet werden als der, mit der sie erstellt wurden. Veränderte Seitenumbrüche oder falsche Schriftarten können die Folge sein. Solche Probleme vermeidet man bei PDFs. Diese bleiben stets unverändert. Und man kann sie mit vielen kostenlosen Programmen betrachten.
Populär ist der kostenlose Adobe Acrobat Reader. Allerdings kämpfte dieser in der Vergangenheit mit Sicherheitslücken. Und PDFs lassen sich mit dieser Anwendung nicht bearbeiten. Sie wollen oder müssen zum Beispiel digitale Unterschriften einbinden oder Formulare ausfüllen? Die Systemadministratoren von reinheimer systemloesungen im Kreis Darmstadt-Dieburg stellen praktische Werkzeuge für die PDF-Bearbeitung vor.
Diese Software von Adobe bringt die Grundausstattung aller Programme für die PDF-Bearbeitung mit: Alle beherrschen das Löschen, Einfügen und Entfernen von Seiten. Damit kann man mehrere Dokumente kombinieren oder Dokumente aufs Wesentliche reduzieren. Automatisch generierte Inhaltsverzeichnisse sowie manuell erstellte Bookmarks helfen bei der Strukturierung des Dokuments. Über die Attachment-Funktion können Sie weitere Dokumente an das Hauptdokument anheften; diese sind über eine Verlinkung abrufbar.
Beim Import und Export von Bestandteilen eines PDFs darf man von allen PDF-Editoren nicht viel erwarten. Das liegt am generellen Aufbau eines PDFs: Es soll eine exakte Anzeige und Druckausgabe eines Dokuments garantieren: Deshalb haben Bestandteile wie Texte, Grafiken oder Bildobjekte immer eine feste Position. So hinterlässt zum Beispiel das Löschen eines Bildes aus einem PDF eine Lücke. Möchte man ein anderes Bild einfügen, so muss dieses die Form und Position des alten Bildes einnehmen.
Ähnlich ist dies beim Text: Dieser verrückt sich bei Veränderungen nicht, sondern bleibt statisch. Wer einzelne Textpassagen innerhalb eines Dokuments über mehrere Zeilen hinweg anpassen möchte, gelangt mit Foxit PhantomPDF oder PDFEditor schnell an Grenzen. Einfache Briefe oder Rechnungen lassen sich damit allerdings recht gut editieren.
PDF-XChange bietet dagegen eine gute Bearbeitung von Fließtexten über mehrere Zeilen hinweg. Das Programm kann mit der integrierten OCR Funktion sogar per Silbentrennung getrennte Wörter wieder zusammenfügen. So vermeiden Sie unschöne Textsprünge.
Sie müssen Ihre PDF-Dokumente tiefgreifender überarbeiten? Mit den Bordmitteln der genannten Tools kommen sie schnell an Grenzen. Hier hilft nur noch der Export des PDFs in ein Text- oder Office-Format. Die Qualität des Ergebnisses hängt hierbei aber auch stark vom eingesetzten PDF ab. Wurde das PDF zum Beispiel direkt aus einem Microsoft Office-Tool wie Word erstellt? Dann können Sie es in den meisten Fällen mit allen genannten Bearbeitungs-Werkzeugen nahezu gleichwertig wieder in ein Office-Format zurückwandeln. Dabei erkennen Acrobat und Foxit sogar Zeilensprünge und Absätze.
Häufig müssen vertrauliche Informationen oder personenbezogene Daten vor der Weitergabe an Dritte aus PDFs entfernt werden. Dafür sorgen Schwärzungsfunktionen. Diese hat der Adobe Acrobat Reader Pro. Diese Funktion löscht markierte Textabschnitte rückstandslos aus dem Dokument und setzt dafür einen schwarzen Balken als Platzhalter ein. Praktisch ist hier auch die Suchen-Schwärzen-Funktion: Diese durchsucht ein PDF-Dokument automatisch nach dem eingegebenen Schlüsselwort und schwärzt dieses dann automatisch. Wichtiger Hinweis der Computer-Experten von reinheimer systemloesungen in Darmstadt: Vorsicht bei Grafiken und Bildern! Denn diese werden meist nicht automatisch geschwärzt. Auch bei Texten mit Silbentrennung sollten Sie manuell nachkontrollieren. Diese Funktion beherrscht nur der Adobe Acrobat Reader Pro recht gut.
Einfache Notizen oder Post-its beherrschen alle genannten Programme. Wer professionell kommentieren oder Textteile markieren, unterstreichen oder durchstreichen will, sollte sich den Adobe Acrobat Reader und den PDF-XChange Editor näher anschauen. Beide Programme bringen ein brauchbares Sortiment an Textmarkern mit, mit denen man Texte sogar löschen und einsetzen kann. Die durchgeführten Korrekturen liegen dabei auf einem extra Layer über dem Dokument: Sie können bei Bedarf entweder wieder gelöscht oder fest mit dem Dokument verschmolzen werden.
Alle hier vorgestellten Programme sind kompatibel mit dem im August 2017 veröffentlichtem PDF 2.0-Format. Der überarbeitete PDF-Standard umfasst umfangreiche neue Spezifikationen: Diese verbessern vor allem die Sicherheit im Bereich der Verschlüsselung sowie beim Einfügen digitaler Signaturen. Alle Programme können das PDF 2.0 problemlos öffnen, und die meisten Änderungen sind auch rückwärtskompatibel zum älteren Standard PDF 1.7.
Die professionellen Systemadministratoren des Systemhauses reinheimer systemloesungen in Darmstadt, Region Frankfurt, haben die Technik- und EDV-Trends der Zukunft sowie alle wichtigen Themen rund um IT-Security und EDV-Sicherheit im Blick. Sie sind auch IT-Spezialisten für die Windows-Welt und sämtliche Microsoft-Anwendungen in der Region Frankfurt-Wiesbaden. Das Team des Informatikers Pascal Reinheimer berät Kunden rund um Bensheim, Darmstadt, Frankfurt, Hanau, Heppenheim, Höchst, Mainz, Riedstadt und Wiesbaden. Schwerpunkte sind hier kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Arztpraxen, Non-Profit-Organisationen (NGOs) und Vereine.
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