Mail, WhatsApp, Facebook & Co:
der richtige Umgang mit der digitalen Datenflut

Wer E-Mails schon immer als „Zeitfresser“ gesehen hatte, der sieht sich durch immer neue virtuelle Kommunikationskanäle zunehmend in die Enge getrieben. „Vor allem WhatsApp entwickelt sich über das Private hinaus zu einer neuen Plattform im Business-Bereich“, erklärt Pascal Reinheimer, IT-Fachmann aus Darmstadt.

Der Informatiker ist Geschäftsführer der EDV-Firma reinheimer systemloesungen, ein im Großraum Frankfurt aktiver IT-Dienstleister. Reinheimer weiter: „Durch die weiter zunehmende Nutzung von Handhelds, Smartphones und Tablets schwillt das digitale Grundrauschen in allen Bereichen des Alltages immer weiter an. Aus meinem Kundenkreis höre ich, dass viele diese digitale Informationsflut als Stress wahrnehmen. Pop-Ups und Pings lenken abrupt die Aufmerksamkeit auf sich und reißen aus Gedankensträngen heraus – zum Beispiel bei einer komplexen Abrechnung oder einem wichtigen Geschäftsbrief. Zudem ist die subjektiv oder auch objektiv erlebte digitale ständige Erreichbarkeit durch Chefs, Kollegen oder Kunden für viele sehr belastend.“

Wachsender Stresspegel

Studien belegen einen wachsendem Stresspegel durch digitale Medien. Fast jeder zweite Befragte erlebt demnach die fortschreitende Digitalisierung nicht als Bereicherung, sondern als Stress.

Verstärkt werden kann dieses Problem, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter auffordern, in Corporate-Blogs und #Socialmedia-Plattformen wie Facebook oder Twitter aktiv zu werden, um die Sichtbarkeit der eigenen Organisation in Suchmaschinen und in unternehmensbezogenen Teilzielgruppen zu steigern oder neue Kunden zu gewinnen.

EDV-Fachmann Pascal Reinheimer: „Immer mehr Unternehmen öffnen sich dem Corporate Blogging. Das bringt zusätzliche Beanspruchungen.“ Allerdings macht EDV-Netzwerk-Experte Pascal Reinheimer auch darauf aufmerksam, dass das eigene Verhalten eine wichtige Rolle für die empfundene Störung und Belastung durch digitale Medien spielt: „Vor allem jüngere Fach- und Führungskräfte rufen ihre Mails mehrfach pro Stunde ab – laut Ernst & Young-Studie ist das jeder zweite unter 30.“

Wie kann man sich selbst Entlastung von der digitalen Datenflut schaffen? Der Darmstädter IT-Experte rät zu einem strikten Zeitmanagement. „Definieren Sie sich bestimmte Mail- und #Socialmedia-Auszeiten am Tag, in denen Sie größere Arbeiten am Stück erledigen, tiefer in einen Arbeits- oder Entwicklungsauftrag eintauchen – oder sich schlicht und einfach vom digitalen Datenstress erholen. Niemandem ist zuzumuten, rund um die Uhr erreichbar zu sein. Und wer seine Arbeitskraft nachhaltig erhalten will, ist gut beraten, sich darauf auch nicht einzulassen.“

Geregelte Abläufe

Geregelte Abläufe bei Ihrer digitalen Erreichbarkeit schaffen. Der Darmstädter Systemadministrator weiß, wovon er spricht: Natürlich ist er mit seinem im Großraum Frankfurt aktiven Systemhaus, der reinheimer systemloesungen, im Notfall für seine Klienten erreichbar. Darunter befinden sich ausgesprochen sensible Einrichtungen wie die Ballenberger, Freytag, Wenisch – Institut für klinische Forschung GmbH, die im Falle eines Netzwerk-Problems sehr zeitnah sofortigen Support durch kompetente IT-Experten benötigen würden, damit laufende Testreihen nicht gefährdet werden.

EDV-Troubleshooter Reinheimer: „Wir regeln solche Ruf- und Mailerreichbarkeiten im Team, wechseln uns ab und arbeiten auch dabei nach ISO 9001-zertifizierten Abläufen. Im Falle eines Systemabsturzes brauchen unsere Kunden psychisch und physisch fitte Ansprechpartner, die in ihrer Freizeit und damit außerhalb ihrer Einsatzzeiten ausreichend Zeit haben, sich regenerieren.“

Eine Gefahr, die bei digitalen Nachrichten besteht, ist nach Angaben des Darmstädter Informatikers: „Mit Mails oder zum Beispiel auch WhatsApp-Messages oder SMS-Nachrichten können Absender Adressaten sehr leicht in Verzug setzen; denn Datum, Uhrzeit und auch Lesebestätigungen sind ja abgespeichert. Auch deshalb sind Team-interne Absprachen so wichtig, wann wer erreichbar sein und zum Beispiel auf eine Mail zu reagieren hat. Das lässt sich zum Beispiel über umlaufende Rufbereitschaften regeln.“

Das Umfrageinstitut YouGov hat ermittelt, dass fast jeder zweite Beschäftigte seine Mails auch nach Feierabend checkt. Und rund 30 Prozent schauen auch im Urlaub mindestens einmal in ihr Mail-Account. Jeder Dritte empfindet es als belastend, auch in der Freizeit ständig erreichbar zu sein, so die YouGov-Studie. Vor allem größere Unternehmen beginnen zu handeln, um Abhilfe zu schaffen. Der Volkswagen-Konzern beispielsweise hat in einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat zum Umgang mit dienstlichen Smartphones festgelegt, dass Mitarbeitern nach Feierabend keine E-Mails mehr vom Unternehmens-Server aus zugestellt werden. Continental gibt der Belegschaft Hinweise zur elektronischen Nichterreichbarkeit. Bei der Deutschen Telekom sind leitende Angestellte aufgerufen, ihren Mitarbeitern im Urlaub beziehungsweise nach Feierabend keine Mails zuzusenden.

Das Schlagwort vom digitalen Burnout und die Frage: Entstehen digitaler Stress und Burnout allein am Arbeitsplatz?
Auf dem Weg in die Industrie 4.0 denken die Sozialpartner – Unternehmen und Arbeitnehmervertreter – intensiv auch über psychische Belastungen infolge der digitalen Datenflut nach.

Das Schlagwort vom „Burnout“ macht die Runde. In Frankfurt, dem Operationsgebiet der EDV-Dienstleister von reinheimer systemloesungen, diskutierten IG Metall und die Spitze des Arbeitgeberverbandes GESAMTMETALL im Herbst 2016 bei einem gemeinsamen Zukunftskongress über Chancen und Risiken durch Big Data und die zunehmende Digitalisierung und Vernetzung von Produktionsprozessen.

Beschleunigung erfasst die gesamte Wirtschaft

Zwei Standpunkte sind symptomatisch für die aktuelle Debatte um die Belastungen durch die Digitalisierung. Die stellvertretende IG Metall-Bundesvorsitzende Christiane Benner erklärte: „Die Digitalisierung ermöglicht neue mobile Arbeitsformen. Das kann eine Chance für die Beschäftigten sein. Wir treten (…) andererseits aber auch für ein Recht darauf ein, einmal abzuschalten. Hier sehe ich regulatorischen Bedarf. (…) Wenn wir in der digitalen Arbeitswelt keine Regeln haben, werden wir die sozialen Folgen tragen.“ Der Unternehmer Wolf Matthias Mang dagegen meint: „Wir buchen vom Sessel aus eine Reise im Internet und erwarten zehn Minuten später die Bestätigung des Reiseunternehmens. Diese Beschleunigung erfasst die gesamte Wirtschaft. Und wir werden nicht erfolgreich sein, wenn wir glauben, all das staatlich und tarifvertraglich reglementieren zu können.“ (Zitiert nach Fachmagazin Betriebspraxis und Arbeitsforschung, Ausgabe 228, Hrsg: Institut für angewandte Arbeitswissenschaft, ifaa).

Wie man sich digitale Pausen schafft

EDV-Fachmann Pascal Reinheimer: „Diese Statements lenken den Blick auch darauf, dass Digitalisierung unser gesamtes Leben und eben nicht nur die Zeit, die wir arbeiten, beeinflusst. Mittlerweile ist es üblich, dass selbst beim Essen im Restaurant das Handy oder der Tablet präsent ist und dass permanent Nachrichten abgerufen werden. Jedermann sollte sich jedoch fragen, ob das, was da ständig blinkt oder durch akustische Signale auf sich aufmerksam macht, wirklich immer so wichtig ist, dass es sofort zur Kenntnis genommen und beantwortet werden muss. Jedenfalls ist digitaler Stress nicht allein ein Phänomen der Arbeitswelt.“EDV-Fachmann Pascal Reinheimer: „Diese Statements lenken den Blick auch darauf, dass Digitalisierung unser gesamtes Leben und eben nicht nur die Zeit, die wir arbeiten, beeinflusst. Mittlerweile ist es üblich, dass selbst beim Essen im Restaurant das Handy oder der Tablet präsent ist und dass permanent Nachrichten abgerufen werden. Jedermann sollte sich jedoch fragen, ob das, was da ständig blinkt oder durch akustische Signale auf sich aufmerksam macht, wirklich immer so wichtig ist, dass es sofort zur Kenntnis genommen und beantwortet werden muss. Jedenfalls ist digitaler Stress nicht allein ein Phänomen der Arbeitswelt.“

Wie man sich digitale Pausen schafft. IT-Dienstleister Pascal Reinheimer: „In den Systemeinstellungen lassen sich beispielsweise Pop-ups und akustische Signale von Mails abschalten. Das reduziert schon einmal wesentlich den Stress. Mitarbeiter in Unternehmen können sich das durch ihren Systemadministrator einstellen lassen. Eine Anleitung, wie man es selbst machen kann, findet sich hier. Man kann es sich darüber hinaus zur Regel machen, Mails nur zu bestimmten Zeiten am Tag abzurufen. Das reduziert die empfundene digitale Omnipräsenz. Auch Erinnerungen für Kalendereignisse lassen sich abstellen.“ Einen hohen Aufmerksamkeitsdruck schaffen soziale Plattformen wie Facebook, Twitter und Blogs. Der Darmstädter EDV-Unternehmer: „Diese Portale sind darauf aus, ein Maximum an Interaktion zu schaffen und ihre Nutzer mit sich zu beschäftigen. Und sie können dadurch zu Zeitfressern werden. Eine E-Mailnachricht von #fb sorgt bei vielen dafür, dass sie die Seite sofort wieder öffnen. Das kostet Produktivität am Arbeitsplatz und Energie in der Freizeit. Und – Hand aufs Herz – welcher Anteil dieser Nachrichten ist wirklich bedeutend?“

Eine Methode, #socialmedia nicht näher an sich heranzulassen als gut ist – Reinheimer: „Richten Sie eine Mail-Adresse ein, die nur für Ihre #socialmedia-Portale zur Verfügung steht und lassen Sie diesen Mailverkehr in einen separaten Ordner laufen, den Sie in einer von Ihnen bemessenen Frequenz kurz durchschauen. Sie werden sehen, wie schnell Sie die Spreu vom Weizen trennen können. Und natürlich können Sie nervende Nutzer, die Sie ständig mit belanglosen Mitteilungen bombardieren, auch stummschalten oder in den Spam-Ordner umlenken.“Digitale Aktivitäten in der Freizeit versus persönliche Kontakte: Eine weitere Möglichkeit, sich Ruhe zu verschaffen, ist es natürlich, das Handy in Pausen oder Ruhezeiten schlicht abzuschalten und sich Handy- oder Tablet-frei dem persönlichen Kontakt zuzuwenden. Der Darmstädter EDV-Unternehmer verweist auf Ergebnisse des BAT-Freizeitmonitors. Diese zeigen auf, wie stark internetgestützte Kanäle bereits in unsere Freizeit vorgedrungen sind.

Das arbeitswissenschaftliche Fachmagazin Betriebspraxis & Arbeitsforschung zitiert zum Ergebnis dieser Untersuchung der Stiftung für Zukunftsfragen eine Diplom-Psychologin und Arbeitswissenschaftlerin mit folgenden Worten: „Der Mensch (…) braucht den Austausch von Angesicht zu Angesicht für sein Wohlbefinden. (…) In Anbetracht der zunehmenden mobilen Internetnutzung ist darauf zu achten, dass genug Zeit für Familie, Freunde und Partnerschaft bleibt. Ein weiterer wichtiger – und häufig unterschätzter – Zweck von Freizeit ist das „Nichtstun“, um verbrauchte körperliche und mentale Kräfte zu regenerieren. In unserer hoch medialen Welt ist es wichtig, Zeiten der Ruhe einzulegen, um Erschöpfung zu vermeiden.“Der Darmstädter Computer- und IT-Netzwerk-Spezialist Pascal Reinheimer: „Wie immer im Leben kommt es auch in der digital vernetzten Gesellschaft auf die richtige Balance an.

Veränderung 2011 zu 2016 in Prozent

Quelle:
BAT-Freizeitmonitor 2016, Gesellschaft für Konsumforschung (GfK), 3000 Befragte ab 14 Jahren, Befragungszeitraum Mai/Juni 2016

Als Systemadministratoren helfen und beraten wie Sie gern, wie Sie der Datenflut Herr werden können. Dabei helfen übrigens auch intelligente Spam-Filter, die wir Ihren Bedürfnissen anpassen. Im direkten Gespräch mit unseren IT-Experten erhalten Sie über die Hardware- und Softwareinstallation informell und kostenlos den ein oder anderen wertvollen Hinweis, wie Sie das Word Wide Web und die damit verbundene Informationsflut erfolgreich in Schach halten können. Denn wir von reinheimer systemloesungen sind ganzheitlich für unsere Kunden da.“

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