Outlook Spaces: eine Plattform für fast alles!

Microsoft Office-Programme sind in Sachen „Produktivität“ fast konkurrenzlos, meinen die EDV-Experten von reinheimer systemloesungen in Darmstadt. Anwendungen wie Microsoft Teams helfen bei der Zusammenarbeit, Office und Excel unterstützen bei täglichen Büroaufgaben. Und mit Outlook können Termine sowie Aufgaben perfekt sortiert und organisiert werden. Für Notizen steht das Tool Sticky Notes bereit. Listen können Sie in Microsoft To-Do erstellen. Für den Versand größerer Datenmengen gibt es die OneDrive. Nun vereint Microsoft die meisten seiner Produktiv-Tools in einer einheitlichen Online-Plattform: Outlook Spaces.

Computer-Profi-Tipps für User: die neuen Features von Outlook Spaces

Outlook Spaces hilft, alle Informationen für die Planung und Organisation der täglichen Aufgaben überschaubar und zeitsparend in einer Übersicht zusammenzufassen. Die EDV-Profis aus Darmstadt: „Spaces ist wie eine Kommode mit einer unbegrenzte Zahl an Schubladen.“

In Outlook Spaces können gleichzeitig mehrere Bereiche angelegt werden, die auf einer Übersicht, dem sogenannten Whiteboard, für alle in einem Team einsehbar und in Echtzeit zu bearbeiten sind. Es stehen bereits jetzt mehrere Funktionen zur Verfügung, die in den nächsten Monaten noch weiter ausgebaut werden sollen – unter anderem:

• Anlage und Teilen von Notizen, Aufgaben, Links oder Kontakten,
• Verwaltung von Daten in OneDrive oder von anderen Cloud-Storage-Anbietern,
• Integration von Dokumenten aus Word, Excel, PowerPoint oder anderen Office-Anwendungen,
• Anlage und Organisation von Kalendern mit projektbezogenen Terminen sowie
• Katalogisierung und Organisation projektbezogener Mails,

Hat man zum Beispiel mehrere Notizen zu einem Thema gesammelt, so können diese in sogenannten Buckets, vergleichbar mit den bereits angesprochenen Schubladen einer Kommode, abgelegt werden. Eine praktische Suchfunktion erleichtert hier das Suchen der richtigen Datei beziehungsweise des passenden Inhaltes.

IT-Experten-Urteil: Spaces schafft Ordnung und steigert die Produktivität

Outlook Spaces setzt neue Maßstäbe bei einer Planungs- und Organisationssoftware. Damit reagiert Microsoft auf die zunehmende Komplexität von Projekten und Aufgaben am Arbeitsplatz und auch zuhause. Oft müssen Anwender zwischen mehreren Projekten und Anwendungen hin und her springen. Darunter leidet die Produktivität. Mit Spaces werden nun alle wichtigen Planungsanwendungen in Outlook gebündelt. Informatiker Pascal Reinheimer, Geschäftsführer des Computer-Unternehmens reinheimer systemloesungen in Darmstadt: „Das ist sinnvoll – denn Outlook stellt bereits das Zentrum unserer terminlichen und inhaltlichen Organisation dar.“

Wie Sie Outlook Spaces nutzen können

Bereits seit Juni hat Microsoft eine Preview von Outlook Spaces über die Microsoft 365 Plattform freigegeben. Diese musste aber bisher noch recht umständlich über einen PowerShell-Befehl aktiviert werden. Doch schon bald soll der Rollout der finalen Version für alle Abonnenten einer Microsoft 365-Lizenz – unabhängig davon, ob Single, Family, Bildungseinrichtung oder kommerziell – freigegeben werden.

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Fazit der Computer-Profis von reinheimer systemloesungen in der Region Rhein-Main zu Microsoft Spaces: „Der Büro-Alltag kann schnell stressig werden, wenn man viele Dinge organisieren muss. Schlaue Tools helfen dabei, sich den täglichen Aufgaben im Alltag zu stellen. Noch besser ist es aber, wenn man nicht mehrere Tools braucht, sondern nur eins, das alles organisieren und planen kann. Das ständige Wechseln zwischen vielen Fenstern entfällt – und alles ist übersichtlich organisiert, im Team einsehbar und teilbar. Das steigert nicht nur die Produktivität, sondern verringert Stress und macht das Arbeiten angenehmer.“

Das Systemhaus reinheimer systemloesungen mit dem IT-Techniker Pascal Reinheimer und seiner Mannschaft ist stets auf dem Laufenden, was die Themen „Software“, „IT-Sicherheit im Netzwerk“, „Virenschutz“ und „Firewall“ angeht. Gern beraten wir Sie umfassend.

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