Im Schnitt 30 Seiten Papier produziert jeder Büroarbeiter täglich

Weniger Papier im Büro spart Zeit, weil Dokumente schneller gefunden werden können

Der Darmstädter Systemadministrator: „Noch vor einiger Zeit dauerte es enervierend lange, ehe man größere Aktenmengen gescannt hatte. Das hat sich durch moderne erschwingliche Dokumenten-Scanner geändert. Diese können im Handumdrehen ganze Ordner einscannen, beispielsweise Buchungsbelege, Kassenquittungen und vieles mehr. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, Bearbeiter, Sachgebiete, Abteilungen und andere Schlagworte einzutragen. Wer beispielsweise zusätzlich die Software Evernote einsetzt, kann sich die Texte in den Dokumenten auch noch automatisch indexieren lassen. Später kann man auf dem Server auch durch einfache Suchworte via Volltexterkennung (auch OCR, vom englischen optical character recognition) bestimmte Dokumente wiederfinden. Versuchen Sie das einmal mit einem Aktenordner! Im Dokumentenspeicher kann man Verzeichnisstrukturen, Ordner, Unterordner anlegen, die zusätzlich Übersicht schaffen.“

Heute auch für KMU erschwinglich – schnelle Dokumenten-Scanner

Wer weniger Dokumente zu speichern hat, kommt natürlich auch mit Multifunktionsgeräten oder Flachbettscannern aus, die sich ohnehin im Büro befinden. Dokumentenscanner haben jedoch einige Vorteile, weil sie beispielsweise Dokumente automatisch geraderichten und auf das richtige Bildformat beschneiden sowie zum Beispiel die Helligkeit und den Kontrast automatisch einstellen. Sie erkennen auch automatisch, wenn zwei Blatt gleichzeitig eingezogen worden sind und vermeiden so, dass Dokumente beim Scannen verloren gehen. Pascal Reinheimer, Chef von reinheimer systemloesungen, EDV-Firma in Darmstadt: „Das spart Nacharbeit, und Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Digitale Vorteile im Workflow

Digitalisierte Dokumente und Akten lassen sich schneller versenden – zum Beispiel an Ihren Steuerberater. Viele Dokumente dürfen heute bereits digitalisiert werden, ohne dass die Papiervorlagen zusätzlich aufgehoben werden müssen. Umsicht ist gerade bei Unterlagen geboten, die den Fiskus betreffen. Mehr darüber steht in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Hier mehr darüber: zum Download

Pascal Reinheimer, Chef des IT-Dienstleisters reinheimer systemloesungen im Raum Frankfurt/Rhein-Main, rät dazu, bei Unsicherheiten im Rahmen des papierlosen Büros den eigenen Steuerberater zu konsultieren. Bestimmte Restriktionen im Bereich des papierlosen Büros gibt es auch bei Ärzten oder Notaren. Urkunden zum Beispiel müssen im Original aufbewahrt werden. „Doch ein großer Teil des täglich anfallenden Paper-Wusts kann und darf digitalisiert und anschließend digital aufbewahrt werden“, so Pascal Reinheimer.

Verwaltung entlasten – Rationalisierungspotenziale heben

Excel, Powerpoint, Word, ERP-Systeme – vieles im Büro wird heute bereits digital verarbeitet. Um anschließend ausgedruckt und erneut eingegeben zu werden? Solche Medienbrüche produzieren Fehler-Risiken und unproduktive Mehrarbeit. Wer papierlos arbeitet, vermeidet beides. Wenn Ausgangsrechnungen digital erstellt werden, wozu soll man sie eigentlich noch ausdrucken und in einem Ordner ablegen, wenn man sie digital leicht wieder findbar und sicher archivieren kann? Zudem spart man bei digitalem Versand das Porto, das Kuvertieren und den Transport zur Post.

Eine konsequente Büro-Digitalisierung eröffnet nach Aussage des Darmstädter IT-Unternehmers Pascal Reinheimer erhebliche Rationalisierungspotenziale – zum Beispiel über günstige Fakturaprogramme, die Rechnungen gleich aus dem digitalen Produkt- und Dienstleistungskatalog erstellen. Damit verknüpft werden können auch Fälligkeiten und das Mahnwesen. Papierlos können Sie sämtliche Unterlagen im Geschäftsverkehr in Echtzeit dem richtigen Bearbeiter zuweisen. Digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen es auch, Ordner und Dateien nur für bestimmte Personen freizugeben. Sie dokumentieren auch automatisch, wer abgelegte Dokumente wann bearbeitet hat.

Pascal Reinheimer, Systemadministrator in Darmstadt: „Wir arbeiten in unserem nach ISO 9001 zertifizierten Unternehmen selbst weitgehend papierlos und beraten Sie gern! (Kontakt) Früher hatten jährlich wir zehn bis 15 Ordner allein für Eingangsrechnungen im Jahr. Heute kommen wir mit zwei Leitz-Ordnern aus.“

Wer Medienbrüche im Büro vermeidet, reduziert administrative Aufwände, die keine Wertschöpfung bringen. Empfehlung der im Raum Frankfurt Rhein-Main aktiven EDV-Experten der reinheimer systemloesungen:  Sie sollten Besprechungsprotokollentwürfe, Checklisten, Notizen, Tagesordnungen und Vermerke gleich in den Laptop oder das Tablet eingeben, statt sie erst in den Block zu notieren. Das hat gleich mehrere Vorteile: Es spart Arbeitszeit für das anschließende Übertragen der Notizen. Und Sie können den digital erstellten Entwurf gleich zur Abstimmung beziehungsweise weiteren Bearbeitung an Vorgesetzte oder andere Beteiligte weitergeben. Alles liegt sofort nach einer Sitzung vor. Sämtliche Dokumente lassen sich problemlos und zum Beispiel im Änderungsmodus von Microsoft Word zeitlich und personell nachvollziehbar bearbeiten und verändern. Moderne Software zum Anschauen von PDFs (PDF-Viewer) erlauben heute auch, Anmerkungen, Streichungen oder Markierungen einzugeben.

Pascal Reinheimer, EDV-Netzwerk-Experte in Darmstadt, über einen weiteren Vorteil digitaler Dokumentenverarbeitung und Speicherung im papierlosen Büro: „Digitale Dokumente lassen sich beispielsweise über über Cloud-Kollaborationsplattformen wie einen Microsoft Share Point-Server jederzeit Orts- und Geräte-unabhängig und sicher bearbeiten. (Cloud-Lösungen / Azure / Office 365)

Mehr Sicherheit durch eine moderne IT-Infrastruktur und die Cloud

Sie haben Bedenken, Ihre Unterlagen und Belege zu digitalisieren und zum papierlosen Büro überzugehen?

Warum Sie auch unter Sicherheitsaspekten darüber nachdenken sollten? Papier-Dokumente sind ortsgebunden. Digitale Dokumente lassen sich über einen externen, professionell administrierten Cloudspeicher extern lagern und bearbeiten. Der erfahrene Darmstädter IT-Administrator Pascal Reinheimer: „Wer seine digitalen Akten sicher verschlüsselt (Notebooks sicher verschlüsseln) und Cloud-gestützt speichert, ist gefeit gegen Brand- oder Wasserschäden, denen Papier-Unterlagen zum Opfer fallen können.“ Cloudspeicher in Deutschland unterliegen den strengen deutschen Datenschutzstandards und deshalb zu empfehlen.

Ein weiteres Sicherheits-Plus: Digitale Aktenbestände lassen sich problemlos mehrfach spiegeln. Über die Cloud hinaus kann dies zusätzlich vor Ort geschehen – zum Beispiel auf einem HP Enterprise Server mit zwei mal drei Festplatten, die sich jeweils paarweise spiegeln. Diese Redundanz sorgt dafür, dass auch ein Festplattenausfall nicht zum Datenverlust führt. Und wer diese Daten zusätzlich regelmäßig noch mit einer LTO-Bandsicherung sichert und die Bänder an einen anderen Ort lagert, hat einen deutlich überlegenen Sicherheitsstandard im Vergleich zur Aufbewahrung von Papier-Unterlagen“, so Pascal Reinheimer. Auch die beispielsweise vom Finanzamt vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten werden bei einer LTO-Bandsicherung deutlich überschritten. LTO-Bänder aus unserem Sortiment haben eine garantierte Haltbarkeit von 30 Jahren.“

Reinheimer-Fazit

Ein papierloses Büro spart Zeit, Mitarbeiter-Ressourcen und damit Geld. Sie können damit Ihre Abläufe beschleunigen und Ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Sie suchen kompetente Beratung dazu, wie Sie Ihr EDV-Netzwerk gestalten und welche Softwarelösungen Sie brauchen, um ein papierloses Büro effektiv und sicher einzurichten und nachhaltig zu verwalten? Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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